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マイナンバーの収集もいよいよ。年末調整準備

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マイナンバー法(番号法)が施行されてから1年。企業にお勤めの方なら、年末調整に向け担当部署へご自身のマイナンバーを提出された方もいらっしゃると思います。

健康保険や厚生年金、源泉徴収の手続きの際に必要となるマイナンバーですが、企業はこのマイナンバー制度の施行にあたり、どのような管理をしていかねばならないのでしょうか?ここでは、マイナンバーの取得から管理まで中小規模事業者の場合を例に見てみます。年末調整の時期でもあるので、そのあたりにも触れてご紹介します。マイナンバーを扱う担当者だけでなく、提出する従業員の皆さんもどのように使われるのか把握しておきましょう。

■マイナンバーの取得
企業は、源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などの社会保障及び税に関する手続書類の処理をする際、必要がある場合に限って従業員等へ個人番号の提供を求めることができます。

提供を求める時期としては、 原則、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務が発生した時点とされています。例えば、給与所得の源泉徴収票等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点でマイナンバー(個人番号)の提供を求めることも可能であると解されています。

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■利用と提供
事業者は、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等の個人番号・特定個人情報を記載し て、行政機関等及び健康保険組合等に提出します(個人番号関係事務)。番号法※で限定的に定められている場合を除き、事業者は個人番号・特定個人情報を利用・提供することはできません。

%e5%9b%b32画像引用:個人情報保護委員会「はじめてのマイナンバーガイドライン」

※マイナンバーを含む特定個人情報は、通称「番号法」と呼ばれる「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日法律第27号)で、利用範囲や、保管・廃棄についても厳格に定められています。

■年末調整手続きでは何が必要?
それでは、この時期に必要となる年末調整手続きについて見てみましょう。年末調整手続きで、事業者が従業員に提出を求める書類は4種ほどあります。
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このうち、個人番号の記載が必要となるものは、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」です。受給者、配偶者、扶養親族の個人番号の記載が必要になります。
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■保管
マイナンバーを含む特定個人情報は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。 また、個人番号が記載された書類等で、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、その期間保管しなければなりません。例えば、従業員等が休職している場合は、復職が未定であっても雇用契約が継続しているため、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。

■破棄
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した際には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

<ココもチェック!>
○個人番号や特定個人情報ファイルを削除した場合、または電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する必要があります。
○削除又は廃棄の作業を外部へ委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。

■委託
委託する場合、委託者は番号法に基づき自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先で講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。 委託先が再委託する場合は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。

■安全管理措置
個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要 かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

■マイナンバーをルール通りに管理するために
今後、企業は預かった従業員のマイナンバーを適切に管理していかなければなりません。そのためには、個人情報ファイルがどこにあるかを把握しておくことが重要です。当社のP-Pointer File Securityなら、PCやファイルサーバの中に存在するファイル一つ一つの内容や属性情報をもとに予め定めた保管ルールに違反している個人情報ファイルを検出。自動で移動したり削除したり、然るべき対処を施すことができます。個人情報ファイルの管理に課題をお持ちの企業様は是非お試しください。
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